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在沟通的过程中，我们主要运用三种基本的方式来表达信息或情感，它们分别是文字、语调、表情与动作。同样的内容，用不同的方式表达，最终得到的效果是完全不一样的。
就像我们经常去一些餐厅或酒店，都会听到服务人员向我们问好。有的服务人员在对你说“您好，欢迎光临！”时，面无表情，声音也像是两天没吃过饭一样有气无力。有的服务人员站在那里像机器人一样用非常热情的口吻向你问候：“您好，欢迎光临！”但最让人感动的做法是，面带真诚的微笑，在向你鞠躬致意的同时用非常热情的口吻向你问候：“您好，欢迎光临！”同样一句话，由于语调、表情与动作等方面的不同，会给人截然不同的感受。
调查发现，我们在进行沟通时，文字、语调、表情与动作三个方面对人的影响力是完全不一样的：文字对沟通效果的影响只占到7%,而语调对沟通效果的影响占到38%,表情与动作对沟通效果的影响达到55%。可能有很多人无法理解这个结果，但仔细想想你会发现，沟通时用什么文字或语言来表达虽然很重要，但用什么语调来表达则更重要。如果我们的语言、语调和自己的表情与动作不能统一的时候，别人接收到的更多的是表情与动作传递出来的信息。
把事情听清楚的关键
沟通是沟通发起者和参与者之间信息或情感交流的过程。要做好工作沟通不仅需要我们把事情说清楚，同样也需要我们把事情听清楚。上天给了我们两只耳朵、一张嘴巴，本是希望我们能更善于听，但我们经常在听上出现问题。要减少工作沟通中没听清楚的情况，关键要做好以下三点：
用心倾听
沟通过程中我们经常会犯一个非常低级的错误，就是不够专心。最典型的就是心不在焉，甚至是一边沟通一边做着其他的事情。我经常在一些企业里发现，下属在找自己的上级沟通事情时，很多上级一边看文件或查阅电脑资料，一边头也不抬地和下属交流。这种沟通方式是我们要尽量避免的，首先是对别人不尊重，同时也会让我们很难真正听清对方说了些什么。
另外，在沟通的过程中尽量不要打断对方说话。中途打断对方讲话很容易使对方的思路中断，也容易让我们忘记对方到底说了些什么。如果我们有疑问或有自己的一些观点，至少要等对方把他想表达的内容讲完后我们再讲。还有，在沟通时不要边听边想。很多人在沟通时喜欢一边听对方讲，一边想他讲得对不对，自己该如何去回应。结果等别人讲完，自己就迫不及待地开始发表意见，而对方到底讲了些什么内容，我们反而不很清楚。
好记性不如烂笔头
中国有句古话叫“好记性不如烂笔头”。我经常参加企业里的各种会议，发现很多人参加会议都是不带会议记录本的，这种习惯很不好，会影响会议沟通的效果。有一次我参加一个企业的月总结会，发现参会者几乎没人带会议记录本。等到他们开完会准备离开时我就问他们：“各位主管，今天的会议内容你们都清楚吗？ ”他们全都告诉我说：“清楚了。”于是，我随机抽查了两个主管，让他们把会议的重点内容重复一下，结果发现他们对会议的内容记住得非常少。当然这也是我预料中的事情。
一个会议短则半小时，长则几小时甚至更长，而每个人的记忆力都是有限的，不可能记得了那么多东西。所以，与人沟通时最好养成备好笔和纸的习惯，随时随地对自己听到的一些重要内容或有疑问的地方做好记录。
复述沟通的重点内容
要确保沟通时听清对方的话，还有一个办法，就是把没听清的地方请求对方复述或自己向对方复述没听清的沟通内容。我在沟通中就养成了一个习惯，随身带有笔和纸，把沟通中听到的重点内容记录下来。在沟通的最后，我还会把自己听到的内容向对方复述一遍，看我所听到的和对方讲的是不是一致。通过最后的复述，可以让我们对沟通中可能出现的“没听清”做一个清扫
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