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称谓是指人们在日常交往应酬中，所采用的彼此间的称谓语。在人际交往中，选择正确、恰当的称谓，是对他人尊重、友好的表示。
称谓的方式称谓是沟通人际关系的信号和表情达意的手段，因此，要根据对方的身份、地位、职业、年龄、性别以及对方所处的场合的不同而恰当选择称谓语。
职务性称谓以交往对象的职务相称，以示身份有别、敬意有加，这是一种最常用的称谓。以职务相称，一般有三种情况：（１） 只称职务。如：“董事长”、“经理”、“主任”等。（２） 姓氏＋职务。如：“赵经理”、“孙主任”等。（３） 姓名＋职务。如：“赵某某部长”、“孙某某主任”等，主要用于特别正式的场合。在使用职务性称谓时，对带有“总”字的头衔可用简称。如“李总”、“周总”。如果是副职，在称呼时一般可去掉“副”字，如“王副经理”，要称“王经理”。但是，在特别正式、隆重场合不能使用简称。
性别性称谓根据性别的不同，还可以称呼“小姐”、“女士”或“先生”，“小姐”是称未婚女性。“女士”是对女性的一种尊称。姓名性称谓在工作岗位上称呼姓名，一般限于同事、熟人之间。其具体方法有三种：第一种，直呼姓名。第二种，只呼其姓，不称其名，但要在它前面加上“老”、“大”、“小”等。如“小张”、“老王”等。第三种，只称其名，不呼其姓，通常限于同性之间，尤其是上级称呼下级、长辈称呼晚辈之时。在亲友、同学、邻里之间，也可使用这种称呼。
称谓的礼仪规范称谓是否恰当，既反映了说话人的思想修养和文化修养，也影响到人际交往活动的效果。对于秘书人员来说，在称呼的使用上更应注意以下几个问题：（１） 对领导、长辈和客人不要直呼其名，可以在其姓氏后面加合适的尊称或职务。（２） 对相交不深或初次见面的客人，表示敬意应用“您”，而不要用“你”。（３） 在日常工作中，对一般交往对象，可分别称“同志”、“老师”、“先生”、“小姐”等。在非正式场合，对同事可根据年龄来称呼，如“老陈”、“小张”等。较熟悉的朋友和同学可直呼其名。在党内按规定一律称“同志”，而不要称职务。（４） 多人交谈的场合，应遵循先上后下、先长后幼，先女后男，先疏后亲的顺序。（５） 对一些特殊的人，如有生理残疾的人，要绝对避免使用带有刺激或蔑视的字眼。（６） 在涉外场合，应避免使用容易引起误会的一些称谓。如“爱人”这个称谓，在英语里“爱人”是“情人”的意思。
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